Por Marcia Cicarelli, Camila Prado e Laura Pelegrini
Em 20/08/2018, a SUSEP colocou em consulta pública minuta de Circular que visa regulamentar o armazenamento de documentos das operações de seguro, resseguro, capitalização, previdência complementar aberta e de corretagem, revogando, assim, a Circular SUSEP n° 74/1999.
Conforme art. 2° da minuta, são objeto da norma os documentos referentes às seguintes operações:
- Oferta, subscrição e contratação;
- Alteração, averbação e cancelamento de contrato;
- Suspensão e reabilitação de cobertura;
- Envio e disponibilização de certificados, extratos e outras informações obrigatórias;
- Apuração, regulação e liquidação de sinistros ou benefício;
- Resgate e portabilidade de recursos;
- Concessão e pagamento de assistência financeira;
- Apuração e pagamento de comissões, participações e pró-labore;
- Distribuição de títulos e pagamentos de sorteios;
- Abertura e manutenção de cadastro do cliente;
- Nota técnica atuarial do produto e seu número do processo administrativo na SUSEP;
- Contratos de estipulação, representação e aqueles realizados com fornecedores e prestadores de serviços; e
- Outras operações que envolvam direitos e obrigações do contrato comercializado.
Além disso, a minuta unifica o prazo para guarda dos documentos originais em 5 anos, no mínimo, a ser contado a partir: (i) da data da prática do ato; (ii) do término da vigência do contrato ou (iii) da extinção de obrigações decorrente do contrato, a depender do tipo documento em análise.
A minuta faculta a adoção de procedimento de armazenamento de documentos em qualquer meio de gravação digital, desde que seus originais possam ser acessados quando da fiscalização no âmbito da SUSEP, conferindo prazo para sua apresentação.
A norma ainda admite que os documentos digitais gerados a partir da utilização de meios remotos sejam armazenados em qualquer meio de gravação que possibilite a confirmação da validação de tais documentos, sendo dispensada a guarda de documentos impressos.
Caso aprovada, a Circular entrará em vigor na data de sua publicação. O prazo para apresentação de comentários e sugestões pelos interessados expira em 04/09/2018.
Fonte: Demarest Advogados, em 28.08.2018.