Por Jorge Wahl
Já está disponível no endereço http://sistemas.abrapp.org.br/calendario/ o Calendário de Obrigações 2016. São mais de 140 compromissos que devem ser cumpridos pelas associadas ao longo deste ano.
São na sua maioria compromissos que as entidades têm com a Previc, Receita Federal, Ministério do Trabalho e Previdência Social e CVM, entre outros órgãos.
Superados os 100 mil acessos - Listar tais compromissos é uma ajuda e tanto para que nenhuma obrigação seja deixada para trás. Não por acaso, portanto, é um dos serviços mais demandados pelas associadas, entre todos os que a Abrapp oferece sem ônus ao seu quadro associativo. Um tal êxito que em 2015 foi ultrapassada a marca dos 100 mil acessos.
No ar desde 2009, o Calendário de Obrigações conta hoje com a adesão de 223 associadas, isto é, a quase totalidade do quadro associativo. São 2.270 usuários acessando a todo o momento, uma vez que, pode-se dizer, há obrigações vencendo toda semana.
O Calendário de Obrigações 2016 está disponível para ser acessado desde 16 de dezembro. Essa nova versão, portanto, está à disposição dos usuários bem antes do que costumava estar nos anos anteriores, quando em geral só entrava no portal no início do novo exercício. Assim, as entidades e seus profissionais que fazem uso do serviço poderão se preparar com maior antecedência, planejando com maior tempo à frente.
Cada uma das obrigações, é claro, têm um ou mais responsáveis dentro da entidade, ainda que um funcionário possa estar respondendo por várias delas. É importante que este se associe ao compromisso, pois somente dessa forma o sistema permitirá que a pessoa receba em seu próprio e-mail um alerta do vencimento do compromisso.
Esse alerta por e-mail não é novidade, na verdade constitui-se em um dos maiores atrativos do serviço, mas agora em 2016 está havendo um importante aprimoramento. Pela primeira vez, ao se associarem a um ou mais compromissos os usuários não precisarão mais repetir a mesma associação em 2017 ou em 2018. Um conforto a mais, além de uma economia de tempo.
É que o sistema está passando a entender que a associação de um usuário a determinadas obrigações continuará valendo pelos próximos anos.
Constante aperfeiçoamento - O serviço do Calendário vem sendo constantemente aperfeiçoado. Todos os compromissos que estiverem vencendo no prazo dos próximos 7 dias, por exemplo, desde 2015 é algo que vem sendo consolidado em uma única mensagem de alerta via e-mail. Isso ajudou as associadas a se prepararem com mais antecedência para não deixar de atender qualquer compromisso, além de reduzir a quantidade de mensagens enviadas pelo sistema.
Junto vieram outras novidades. Até recentemente, para proceder a qualquer alteração no perfil declarado dos usuários autorizados do calendário em sua entidade, o gestor responsável em cada associada pelo uso do sistema precisava fazer uma solicitação via e-mail ao Núcleo Técnico da Abrapp. A partir de 2015 isso passou a ser feito diretamente pela própria entidade, com total autonomia.
E passou a estar disponível também uma nova versão do "Relatório Estatísticas de Obrigações". O objetivo do relatório é destacar as quantidades de obrigações que estão sendo controladas e, ao mesmo tempo, se o acompanhamento e atualização do sistema estão sendo realizados.
Resumidamente, o novo relatório fornece números, ajudando a quem deseja perceber melhor as quantidades envolvidas. Enfim, quantas obrigações não foram baixadas pelo usuário da entidade, quantas o foram e, destas todas, quantas no prazo e aquelas após o vencimento.
Fonte: Diário dos Fundos de Pensão, em 28.12.2015.